Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Mandanten,
bereits in 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und in 2017 die Kassensicherungsverordnung verabschiedet. Hiernach müssen computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen seit 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Des Weiteren sind ab 01.01.2025 der Besitz von elektronischen Aufzeichnungssystemen (eAS) der Finanzverwaltung digital zu melden.
Mit diesem Schreiben wollen wir Sie über die sich ergebenden Verpflichtungen informieren.
Wer hat digital zu melden?
Derjenige, der elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) gem. § 146a Abs.1 Satz 1 AO i.V.m. §1 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 KassenSichV einsetzt, z.B.
- elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen,
- Tablet-/App-Kassensysteme (softwarebasierte eAS),
- Waagen mit Registrierkassenfunktion,
- Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion,
- Hotelsoftware mit Kassenfunktion,
- Praxissoftware für Ärzte mit integriertem Kassenmodul, mit dem man auch Barzahlungen abwickeln kann,
- EU-Taxameter,
- Wegstreckenzähler.
Voranstehende Aufzählung ist beispielhaft und nicht abschließend.
Die Meldepflicht besteht sowohl für eigene Geräte als auch für (Kurzfrist-)Leihgeräte und auch bei Miete oder Leasing etc.
Somit ist jedes eAS, das im Betrieb vorhanden ist, zu melden, auch wenn es (noch) nicht eingesetzt wird (z.B. Ersatz oder Vorratsgeräte).
eAS, auf denen noch keine Kassensoftware installiert ist, sind nicht mitteilungspflichtig. Die Meldepflicht besteht dagegen auch, wenn keine TSE hinzugefügt wurde.
Was ist digital zu melden?
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art, Hersteller und Modell des verwendeten eAS
- Software des eAS und eingesetzte Version
- Anzahl der verwendeten eAS
- Seriennummer des verwendeten eAS / der Software-App
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) mit Seriennummer und diversen sonstigen Angaben hierzu
- Welcher Betriebsstätte das eAS zugeordnet ist (Standort)
- Datum der Anschaffung bzw. Zuordnung zu einer Betriebsstätte des verwendeten eAS
- Datum der Außerbetriebnahme des eAS
- Bei Taxametern oder Wegstreckenzählern ist unter „Bemerkungen“ das Kfz-Kennzeichen einzutragen.
Meldepflichtig sind nur die eAS, nicht reine Eingabegeräte, die mit dem eAS verbunden sind. Ob lediglich ein reines Eingabegerät vorliegt, sollten Sie mit Ihrem Kassenhersteller oder Kassenvertriebspartner abstimmen.
Bei reinen cloudbasierten Kassensystemen, die von einem PC/Tablet/Handy aus lediglich über einen Web-Browser erreicht werden, ist das mitzuteilende Anschaffungsdatum des eAS mit dem Online-Kassen-Hersteller bzw. Kassenfachhändler abzustimmen.
Werden an einem Standort mehrere eAS eingesetzt, müssen immer alle Geräte der Betriebsstätte gemeldet werden (Bruttoverfahren). Dies gilt auch, wenn sich der Standort der Geräte verändert. Werden z.B. in der Filiale A 4 Geräte und in der Filiale B 2 Geräte eingesetzt und es wird ein Gerät von der Filiale A in die Filiale B verlagert, ist keine Außerbetriebnahme, sondern sämtliche Geräte der Filialen A und B neu zu melden.
Betriebsstätten sind feste Geschäftseinrichtungen oder Anlagen, die der Tätigkeit eines Unternehmens dienen. Bei flexiblen Verkaufsständen fragen Sie bitte bei uns an, ob eine Betriebsstätte vorliegt.
Die technischen Angaben, z.B. Art der technischen Sicherheitseinrichtung, klären Sie bitte mit Ihrem Kassenhersteller bzw. Kassenvertriebspartner ab.
Bei jeder Meldung sind die aktuellen Daten zu melden. Wird z.B. in einer Filiale ein neues Gerät gemeldet bzw. der Bestand der in der Filiale eingesetzten Geräte, ist die neue Software-Version anzugeben, wenn seit der letzten Meldung ein Update stattfand.
Bis wann ist zu melden?
eAS, die vor dem 01.07.2025 in Besitz genommen wurden, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Ab dem 01.07.2025 in Besitz genommene eAS sind innerhalb eines Monats zu melden.
Ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene eAS sind ebenfalls innerhalb eines Monats zu melden. Voraussetzung für die Meldung einer Außerbetriebnahme ist, dass das Gerät zuvor gemeldet war.
Die Meldung einer Außerbetriebnahme hat nicht bereits dann zu erfolgen, wenn das eAS nicht mehr eingesetzt wird, sondern wenn es im Betrieb nicht mehr vorgehalten wird, also keiner Betriebsstätte mehr zugeordnet werden kann, z.B. Verkauf, Rückgabe, Verschrottung oder Diebstahl der Geräte.
Des Weiteren empfehlen wir Ihnen unbedingt, den Verbleib von Geräten schriftlich zu dokumentieren, z.B. Rückgabebeleg an einen Händler, Verschrottung durch eine Fachfirma oder einen Eigenbeleg etc.
Wie erfolgt die Meldung?
Die Meldung hat zwingend elektronisch zu erfolgen. Eine Meldung auf Papier ist nicht möglich.
In Elster – einem Tool der Finanzverwaltung – können die zu meldenden Daten online eingegeben werden. Hierzu wird in Elster unter der Rubrik „Formulare & Leistungen“ in dem Menüpunkt „Sonstige Formulare“ das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“ ergänzt. Dieses Formular ist erst ab 01.01.2025 aufrufbar.
Die DATEV beabsichtigt, eine Lösung zur Abgabe der Kassenmeldung anzubieten. Einzelheiten und Preisgestaltung sind jedoch noch nicht bekannt. Steuerberater können die Meldung nicht selbst vornehmen, da ihnen die zu meldenden Daten nicht bekannt sind. Insofern ist es u.E. ökonomischer, wenn der Mandant die Meldung selbst vornimmt.
Sollten Sie noch keinen ELSTER-Zugang haben, empfehlen wir Ihnen, sich baldmöglichst zu registrieren unter https://www.elster.de/eportal/start.
Für Unternehmen mit mehreren eAS, ist die manuelle Meldung via ELSTER u.U. sehr aufwändig. In diesen Fällen sollten Sie Kontakt zu Ihrem Kassenhersteller bzw. Kassenvertriebspartner aufnehmen und abklären, ob mit Hilfe der eAS oder der Kassensoftware eine XML-Datei über ELSTER hochgeladen werden kann oder aus der Software via ERIC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client) eine Datenfernübertragung möglich ist.
Folgen bei Nichtbefolgung der Meldepflicht
Nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen im § 379 AO stellt die Nichtabgabe bzw. die Falschabgabe einer Mitteilung keine Ordnungswidrigkeit dar. Hier wird vermutlich eine Nachjustierung erfolgen.
Wir empfehlen Ihnen dringend, die Meldungen fristgerecht und vollständig durchzuführen, um Nachteile in einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau zu vermeiden.
Sonstiges
Neben der Meldepflicht aus § 146a AO sind nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung detaillierte Aufzeichnungen über die in einem Unternehmen eingesetzten DV-Systeme zu führen. Die Sendeprotokolle der eAS-Meldungen sollten als Anlagen zu einer Verfahrensdokumentation der DV-Systeme genommen werden.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Zum Thema rund um die Kasse können sich auch über die FAQ’s unter https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/FAQ-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html informieren.
